Servant Leader sein – während einer Pandemie: Herausforderungen eines Scrum Masters

Wenn man heute Gesprächen zuhört, scheint es nur noch eine Zeit vor und nach Corona zu geben. So geht es auch mir. Als Scrum Masterin (SM) im Scaled Agile Framework (SAFe) Environment in einem IT-Programm eines Kunden, hat mich Corona nicht so sehr getroffen wie Arbeitnehmende in anderen Branchen. Jedoch ist es eine Herausforderung, ein agiles Team remote zu übernehmen. Eine neue Situation für alle Beteiligen in diesem Umfeld, da vorher Remote arbeiten kaum ein Thema war. Für den Product Owner (PO), die Teammitglieder wie auch für den Release Train Engineer (RTE).


Ausgangslage:

In meinem Fall übernahm ich ein agiles Team, welches zuvor nicht agil geführt wurde und am PI Planning nicht wie die anderen Teams ongeboardet werden konnte. Dies führte zur allgemeinen Frustration und zu einer negativen Stimmung. Zudem gab es keine (agilen) Strukturen und die Arbeitspakete waren nicht gemäss SAFe gebündelt worden. Unsicherheiten, was Features sind, wie Epics eingesetzt werden und wie gross die Stories geschnitten werden müssen, trugen nicht dazu bei, dass sich das Team besser fühlte. Nicht nur die Unsicherheit betreffend Inhalt der Arbeit beschäftigte das Team, auch der Umgang miteinander war nicht immer ganz einfach. Die meisten Teammitglieder, hatten einander noch nie gesehen – nur via Skype die Stimmen der jeweils anderen Person gehört.

(Vorallem) Seit Corona kennen wir alle die Probleme, welche remote Workshops bzw. Scrum-Zeremonien mit sich bringen können. In Calls wurden Personen, welche von Natur aus dominanter sind, eher gehört und wahrgenommen, als Personen, welche zurückhaltender sind. Die Unzufriedenheit, spürte ich bereits im ersten Call mit dem Team.


Challenge:

Ich stand vor der Herausforderung, ein frustriertes Team wieder in geregelte Bahnen zu führen. Natürlich möchte ich nicht nur, dass das Team Struktur erhält, sondern auch, dass dem Team die Zusammenarbeit (miteinander) Spass macht. Meiner Meinung nach, kann jedes Teammitglied nur dann die bestmögliche Arbeit abliefern, wenn es sich akzeptiert, wertgeschätzt und wohl fühlt.

Die ersten zwei Sprints, habe ich versucht die normalen Scrum-Zeremonien durchzuführen und die Sprints abzuarbeiten. Schnell wurde klar, dass das Team aufgrund der Vorgeschichte, nicht befähigt worden war nach SAFe bzw. Scrum weiterzuarbeiten. Aufgrund dessen haben wir einen gesamten Sprint nur für die Planung und Aufarbeitung der nicht vorhanden Strukturen genutzt. Gleichzeitig haben wir die neu gewonnene Zeit auch dafür eingesetzt, Teambuilding zu betreiben.

Bevor ich überhaupt darüber nachdenken konnte, wie ich diese Situation angehen soll, musste ich mir Gedanken machen, welches Tool ich für die remote Workshops verwenden soll. Jedes der vorhandenen Tools (Skype, Webex, Teams, Zoom) hat seine Vor- und Nachteile.


Remote Tool:

Da viele externe Berater in unserem Team sind, haben wir uns für Microsoft Teams entschieden. Mit Teams haben wir die Möglichkeit Channels unter der Hauptgruppe zu nutzen. So haben wir verschiedene Channels für Arbeitsgruppen gebildet (nach Themen aufgeteilt). Das Onboarding des Teams auf das neue Tool war eine erneute Herausforderung, jedoch hat das Team schnell den Vorteil erkannt und mittlerweile auch schätzen gelernt.

Workshopagenda:

Abgesehen von der fehlenden Struktur und Teamzusammenhalt, war auch der Projektauftrag nicht klar. Deswegen wurde der Produktmanager ebenfalls in die Workshops mit eingeladen, damit nicht nur der PO sondern auch das Team jeden Tag die Möglichkeit hatte, offene Fragen direkt mit dem Produktmanager klären zu können.


Ich habe hier einen Auszug aus der Workshopagenda mitgebracht:





Check In – Check Out

Entscheidend für mich war, dass das Team jeweils morgens einen «Check In» und abends mittels kurzer Retro ein «Check Out» hatte.

Die täglichen Check In’s mit der Kamera schafften Nähe zueinander, da man sich täglich gesehen und sich nicht hinter dem Bildschirm verstecken konnte. Bereits nach dem 3. Tag konnte man spüren, wie das Team sich einander näherte. Natürlich haben nicht nur die Check In’s geholfen, dass die Entwickler immer mehr als Team agiert haben. Auch die intensive Zusammenarbeit während des Workshops hat geholfen, dass das Team näher zusammengekommen ist. Die Anwesenheit des Produktmanagers, brachte eine gewisse Verbindlichkeit und auch einen gewissen positiven Druck.

Die klar definierten Ziele für jeden einzelnen Tag, haben dem Team zudem geholfen, sich zu fokussieren.


Präsentation Arbeitsstand:

Jeden Tag mussten die Teammitglieder ihren Arbeitsstand dem PO, Scrum Master und dem Produktmanager präsentieren. So wurde ein kurzer Feedbackzyklus geschaffen und Änderungen konnten sofort eingearbeitet und Fragen zeitgleich beantwortet werden. Zudem wurde das Team aufgrund des Zeitdrucks dazu «gezwungen» auch Mut zur Lücke zu haben und ein gewisses Risiko einzugehen (agile Prinzipien). Da die Fortschritte auch sofort sichtbar wurden, hat das Team neue Motivation und Zuversicht erlangt, am Ende des Workshops in einen geregelten, agilen Arbeitsmodus eingegliedert werden zu können. Das gemeinsame Erreichen von Zielen ist für die Teambildung von grosser Bedeutung, was in diesem Fall sehr deutlich wurde.

Eine weitere Erkenntnis war, dass alle Teammitglieder und PO den ganzen Tag in Microsoft Teams online bzw. in der Hauptgruppe anwesend sein mussten. So hatte man die Möglichkeit, wie im Büro, einfach jemanden anzusprechen und Fragen direkt klären zu können ohne lange herumtelefonieren oder auf einen Rückruf warten zu müssen. Dies bedingte natürlich, dass alle Teammitglieder inkl. PO die gesamten Workshoptage komplett geblockt hatten.

Wenn jemand tagsüber einen anderen Termin zwingend wahrnehmen musste, wurde im Chat eine kurze Mitteilung gemacht und informiert, wann man wieder zurück ist. So wurde ein physischer Arbeitsraum simuliert und dies hat perfekt funktioniert.


Fazit:

Gerät ein agiles Team aufgrund welcher Umstände auch immer, in einen Zustand, in dem der Weg aussichtslos erscheint, kann eine zeitweise 1:1 Betreuung des Scrum Masters wie auch des PO’s das Team stärken. Arbeitet das Team remote und kennt sich persönlich (noch) nicht, ist diese Workshop Variante eine grossartige Möglichkeit das Team zu einer Einheit zusammenzuschweissen, ein gemeinsames inhaltliches Verständnis zu bekommen und sich somit auf ein Onboarding in das laufende Projekt vorzubereiten. Manchmal muss man einen Schritt zurück machen, um wieder vorwärts zu kommen.

Heute, etwa 3 Monate und 2 PI’s später , nach wie vor in einer speziellen Situation durch Covid19, kann ich mit Freude und Stolz sagen, dass mein Team sehr gute Arbeit leistet und der Zusammenhalt jeden Tag spürbar ist. Zudem haben wir bei unserer Zusammenarbeit sehr viel Spass und kennen einander mittlerweile so gut, dass wir miteinander lachen können. Vom frustrierten, demotivierten Team zu einem starken, gut aufgestellten Team, dass sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam und voller Tatendrang auf ein Ziel hinarbeitet.

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